État des lieux d'entrée : comment le réaliser et éviter les erreurs ?

L'état des lieux d'entrée est bien plus qu'un simple document à remplir lors de la remise des clés. Il s'agit d'une étape essentielle pour protéger vos intérêts en tant que locataire. En effet, ce document établit de manière précise l'état du logement au moment où vous en prenez possession, et servira de référence en cas de litige à la fin de votre bail. Mais comment le remplir ? Quels sont les éléments à inspecter ?

Qu'est-ce qu'un état des lieux d'entrée ?

L'état des lieux d'entrée est un document incontournable lors de la location d'un bien immobilier. Ce document, rédigé en présence du locataire et du propriétaire, permet de constater l'état exact du logement avant que le locataire ne s'y installe. Son importance réside dans sa valeur légale : en cas de litige à la fin du bail, il sert de référence pour déterminer les responsabilités de chacune des parties concernant d'éventuels dommages.

Quand et comment faire l'état des lieux d'entrée ?

La réalisation de l'état des lieux du logement s'effectue lors de la remise des clés, avant que le locataire n'aménage ses affaires. Il est crucial de procéder à cet état des lieux avant toute installation pour garantir l'objectivité du document.

L'état des lieux se fait généralement sur support papier ou numérique, et chaque détail doit être noté avec précision pour éviter toute ambiguïté future.

Loi Alur : les informations obligatoires à renseigner

La législation, notamment la loi Alur et l'article 2 du décret n°2016-382, impose plusieurs mentions obligatoires pour que ce document soit valide :

• le type d'état des lieux : Il doit être clairement indiqué qu'il s'agit d'un état des lieux d'entrée, distinct de l'état des lieux de sortie ;
• la date de réalisation de l'état des lieux ;
• la localisation du logement ;
• les noms et coordonnées des parties : cela inclut le nom complet du bailleur et du locataire, ainsi que l'adresse ou le siège social du propriétaire. Si une autre personne ou entité est mandatée pour effectuer l'état des lieux, ses coordonnées doivent également être mentionnées ;
• l'état détaillé du logement complété par des observations, des réserves, et même des photographies pour une plus grande clarté ;
• les relevés des compteurs de consommation d'eau et d'énergie si les charges locatives ne sont pas payées au forfait ;
• l'inventaire des clés ;
• les signatures des parties.

Qui doit être présent ?

Pour que l'état des lieux d'entrée soit valide, la présence du locataire et du propriétaire est indispensable. Cependant, si l'une des parties ne peut pas être présente, elle peut mandater un tiers pour la représenter, comme un agent immobilier.

Il est également recommandé que chaque partie signe le document à la fin de l'inspection, et qu'une copie soit remise immédiatement en main propre à chacun des signataires. 

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Comment faire un état des lieux ?

Un état des lieux d'entrée réussi commence par une bonne préparation. Avant même de vous rendre sur place, assurez-vous d'avoir tous les outils nécessaires : un appareil photo ou un smartphone pour prendre des clichés, un stylo, et plusieurs copies du document d'état des lieux.

Il est également conseillé de faire une première visite de reconnaissance pour identifier les points sensibles à vérifier. Cette préparation vous permettra de gagner du temps et d'éviter les oublis qui pourraient causer des problèmes par la suite.

Les 10 éléments à vérifier

Lors de la vérification de l'état du logement, chaque pièce doit être passée au peigne fin. Voici une checklist détaillée pour vous assurer de ne rien oublier lors de cette étape :

1. vérification des ouvrants : les portes, fenêtres, et autres systèmes d'accès (comme les volets, grilles, ou portails) doivent être examinés avec soin. Assurez-vous que toutes les portes intérieures et extérieures, ainsi que les fenêtres et leurs volets, fonctionnent correctement. Vérifiez également le bon état des serrures, des poignées, et des charnières pour identifier tout signe d'usure ou de dysfonctionnement ;
2. quantité et fonctionnement des clés : tous les moyens d'accès au logement doivent être recensés et testés. Cela inclut les clés des portes, les télécommandes de parking, et les badges d'accès ;
3. état de la tuyauterie et des équipements sanitaires : examinez les tuyaux d'alimentation et d'évacuation, vérifiez l'étanchéité des joints, et testez les robinets, toilettes, et autres équipements sanitaires. Il est également recommandé de vérifier l'état du ballon d'eau chaude ;
4. système de chauffage et de ventilation : testez le système de chauffage (chaudière, convecteurs électriques, radiateurs) est indispensable. N'oubliez pas de vérifier le bon fonctionnement de la ventilation mécanique contrôlée (VMC) et, si applicable, du conduit de cheminée ;
5. murs, plafonds, et plinthes : recherchez des signes de fissures, de traces d'humidité, de moisissures, ou de peinture qui s'écaille ;
6. sols et faïences : notez toute rayure, fissure ou tout autre dommage. Les pièces à forte activité comme la cuisine ou la salle de bain méritent une inspection particulièrement détaillée ;
7. installation électrique et gaz : vérifiez les prises, interrupteurs, luminaires, et tout appareil électroménager intégré comme un micro-ondes ou des plaques de cuisson. En cas de présence de gaz, assurez-vous du bon fonctionnement des installations associées ;
8. intérieur des placards et rangement : vérifiez l'état des étagères et des portes, et notez toute dégradation, qu'elle soit visible à l'intérieur ou à l'extérieur ;
9. relevés des compteurs individuels : pour éviter tout désaccord futur sur les charges, relevez les index des compteurs d'eau, d'électricité, et de gaz ;
10. annexes et installations spécifiques : si le logement comprend des annexes telles qu'une cave, un garage ou un parking, elles doivent également être inspectées. Vérifiez l'état de ces espaces et de tout équipement spécifique, comme une cheminée, une piscine, ou un jacuzzi.

Les 4 erreurs à éviter

Il est facile de commettre des erreurs lors de l'établissement de état des lieux, mais certaines peuvent avoir des conséquences importantes : 

1. ne signez jamais l'état des lieux sans avoir tout vérifié minutieusement ;
2.  prenez le temps de lire chaque ligne, de vérifier chaque détail, et de vous assurer que tout est conforme à ce que vous avez observé ;
3. évitez de négliger les petits défauts en pensant qu'ils sont insignifiants. Un petit éclat sur le carrelage ou une rayure sur une porte peut sembler anodin, mais il pourrait être imputé à votre responsabilité si ces défauts ne sont pas mentionnés dès le début ;
4. ne vous laissez pas presser par le propriétaire ou l'agent immobilier pour conclure l'état des lieux rapidement. Prenez tout le temps nécessaire pour vous assurer que le document est complet et exact.

Le prix d'un état des lieux d'entrée selon le mode de réalisation

L'état des lieux d'entrée, essentiel lors de la prise de possession d'un logement, peut entraîner des frais, dont la répartition dépend du mode de réalisation :

• sans intermédiaire professionnel : lorsque le locataire et le propriétaire-bailleur effectuent ensemble l'état des lieux, aucun frais n'est à prévoir ;
• avec un professionnel de l'immobilier : si l'état des lieux est réalisé par un agent immobilier, des frais sont généralement facturés. La loi impose toutefois un montant maximum : le locataire ne peut se voir demander plus de 3 euros par mètre carré, et ces frais ne doivent pas dépasser ceux engagés par le bailleur ;
• en cas de litige : si l'une des parties refuse de participer à l'état des lieux ou qu'aucun accord amiable n'est possible, un huissier de justice peut être sollicité. Dans ce cas, les coûts sont partagés équitablement entre le locataire et le bailleur.

Comment contester un état des lieux d'entrée après sa signature ?

Il peut arriver qu'un locataire ne soit pas d'accord avec l'état des lieux d'entrée réalisé lors de la prise de possession du logement. Que faire dans ce cas ? Voici les étapes et recours possibles pour contester un état des lieux d'entrée.

La contestation après signature

Même après la signature de l'état des lieux d'entrée, il est possible pour un locataire de le contester. La loi permet de demander des modifications dans les dix jours suivant la signature du bail de location, en particulier si des imperfections, salissures, ou dysfonctionnements ont été remarqués après coup.  En ce qui concerne les éléments de chauffage, la demande de modification doit être faite durant le premier mois de la période de chauffe.

Il est conseillé d'envoyer une demande de modification par lettre recommandée avec accusé de réception au propriétaire ou à l'agence immobilière. Cette lettre doit décrire précisément les éléments contestés et, si possible, être accompagnée de photographies pour appuyer la demande.

En cas de désaccord avec le propriétaire

Si le propriétaire refuse de modifier l'état des lieux ou ne répond pas dans un délai d'un mois, le locataire peut saisir la Commission départementale de conciliation. Cette commission offre un cadre gratuit pour tenter de trouver un accord entre les deux parties.

Le bailleur et le locataire sont convoqués pour une séance, et s'ils parviennent à un accord, un document de conciliation est signé, rendant inutile tout recours judiciaire ultérieur.

Le recours juridique

Si la conciliation échoue ou si le litige persiste, le locataire peut saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement. Cette démarche est possible dans un délai de trois ans après l'apparition du litige. 

FAQ État des lieux d'entrée

• Est-ce que l'état des lieux d'entrée est obligatoire ?

  Non, l'état des lieux d'entrée n'est pas juridiquement obligatoire en France, bien qu'il soit fortement recommandé.

• Combien de temps dure un état des lieux ?

  La durée d'un état des lieux d'entrée peut varier en fonction de plusieurs facteurs, principalement la taille du logement et la complexité de ses équipements. Pour un petit appartement ou un studio, il est généralement conseillé de prévoir entre 30 minutes et une heure pour mener à bien cette procédure. En revanche, pour des logements plus grands, comme des maisons ou de grands appartements, cette durée peut s'étendre à plusieurs heures.

• Qui fixe la date d'état des lieux d'entrée ?

  La date de l'état des lieux du logement se fait le jour de la remise des clés et peut donc être fixé d'un commun accord entre le locataire et le propriétaire bailleur.

• Que se passe-t-il si l'état des lieux d'entrée n'est pas signé par le locataire ?

  L'état des lieux doit être contradictoire, c'est-à-dire approuvé et signé par toutes les parties concernées, y compris le locataire. Si ce dernier ne signe pas, le document n'est pas valable, ce qui pourrait entraîner des complications en cas de litige.

• L'absence d'état des lieux d'entrée peut-elle causer des problèmes ?

  Si aucun état des lieux n'est réalisé à l'entrée dans le logement, il est présumé que le locataire a reçu le logement en bon état. Cette présomption peut poser des problèmes en fin de bail, car le locataire devra prouver que les éventuelles dégradations étaient présentes avant son arrivée, ce qui peut s'avérer difficile sans document contradictoire​.